50 mil litros de óleo diesel no estoque de uma metalúrgica

Aconteceu na primeira vez em que o cliente viu o próprio estoque em um painel. Era uma grande metalúrgica, a implantação do BI de estoques tinha acabado, e bastou aplicar o filtro de estoque sem consumo para a reunião parar.

O primeiro da lista

Em primeiro lugar, com folga, estava óleo diesel. Mais de 50 mil litros parados, sem consumo registrado.

Chamou a atenção de todo mundo por dois motivos ao mesmo tempo: pela quantidade e, principalmente, porque óleo diesel não faz parte da estrutura de produção daquela empresa. Não era um insumo do que eles fabricam. Pelo controle de estoque, aquele volume simplesmente não deveria existir.

“Esse número está errado”

A primeira reação do cliente foi essa, e é a reação mais comum que existe — já escrevemos sobre ela. Quando o painel mostra algo inesperado, a suspeita cai sobre o painel.

Não discutimos o número. Fizemos uma pergunta: vocês têm transporte próprio?

A resposta foi sim.

O que estava acontecendo

Com transporte próprio, existem notas de abastecimento entrando no sistema todo mês. Essas entradas estavam sendo registradas corretamente — o que não acontecia era a etapa seguinte.

O combustível não estava sendo tratado como material de uso e consumo da própria operação. Sem essa classificação, não havia a baixa correspondente. Cada abastecimento entrava no estoque e nunca saía. Ao longo de meses, o saldo foi se acumulando até virar aqueles 50 mil litros.

Não era erro de sistema nem erro do BI. Era um erro de processo, que o sistema registrava fielmente.

Dito isso na reunião, o cliente entendeu o problema em menos de um minuto e afirmou que precisava corrigir aquilo imediatamente.

Por que ninguém tinha visto antes

Esta é a parte que interessa a qualquer empresa, não só a essa.

Ninguém tinha visto porque ninguém procuraria. Um usuário do dia a dia jamais pediria para ver o estoque de óleo diesel — para ele, esse produto nem existia no estoque. Os relatórios que a empresa usava eram montados a partir do que as pessoas sabem que precisam olhar: as famílias de produto, os itens que giram, o que faz parte da produção.

O BI faz o contrário. Ele apresenta a base inteira, sem o recorte que alguém precisou decidir antes. O erro não apareceu porque alguém foi esperto na pergunta — apareceu porque, pela primeira vez, ninguém precisou fazer a pergunta certa.

É por isso que a primeira semana de um projeto de BI / Business Intelligence costuma ser a mais reveladora de todas: ela mostra o que a empresa não sabia que não estava olhando.

O que isso custava

Estoque é ativo. Um saldo que existe no sistema e não existe no pátio infla o ativo da empresa, distorce o custo dos produtos e contamina o resultado — e essa distorção não fica parada: ela entra no balanço, na apuração e nas decisões de compra.

Quando se coloca esse número ao lado do custo de implantar o BI, a conta deixa de ser uma discussão de investimento em tecnologia. Um único item mal classificado já estava custando mais do que o projeto inteiro — e estava custando todo mês, silenciosamente, havia bastante tempo.

O que dá para levar disso

Três coisas, se a sua empresa tem controle de estoque:

• Olhe o que não tem consumo. É o filtro mais desconfortável e o mais informativo do estoque.
• Desconfie do inesperado antes de desconfiar do painel. Pergunte de onde aquilo pode ter vindo — a explicação costuma estar em um processo, não em um erro de cálculo.
• Trate material de uso e consumo como o que ele é. É onde mais se acumula saldo fantasma, porque ninguém sente falta de um item que não entra no produto.

Este caso é real e foi publicado sem identificar a empresa envolvida.

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